El Canasto Mini

Decidido, me paso a FacileThings ➤

David Torné explico porque ha pasado sus listas de tareas de Evernote a FacileThings.

Hasta ahora me he resistido por cuestiones como el hecho de tratarse de una aplicación en la nube—soy un ser anacrónico que piensa que las cosas deben guardarse en el disco duro local para poder considerarlas propias—y para ver cómo evolucionaba el proyecto en su fase beta.

Creo que FacileThings es una opción muy interesante si buscas un gestor de tareas en la nube. La semana que viene publicaré una reseña de esta aplicación 2.0.

Elegir tu siguiente acción con precisión ➤

Saber que tienes que hacer en cada momento es una de las claves para ser eficiente. Más allá de clasificar las siguientes acciones en contextos, niveles de energía, tiempo y prioridad, hay formas de trabajar que te pueden ayudar a aumentar tu precisión al preparar tu sesión de trabajo.

David Torné nos explica dos técnicas adicionales que nos facilitan la elección de la próxima acción para hacer. Primero usa una lista externa con sus tareas clave o tareas más importantes. La segunda sugerencia es dividir grandes contextos cómo @ordinador en listas por tipo de trabajo.

GTD y la planeación del trabajo ➤

Jero explica que la vida es demasiada caótica para poder planificarlo:

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones -teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes-, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Su solución es una técnica que yo también aplico: elegir cada día 3-5 tareas clave, las Tareas Más Importantes y enfocarte en ellas sin sentirte obligado de hacerlas.

GTD: Mucho Más Allá de la Productividad Personal ➤

GTD no es fácil. No es que los principios detrás de este método son difíciles, sino que durante muchos años hemos creado hábitos poco productivos. Cambiar tus hábitos es la parte difícil de GTD —y de cualquier otra cambio significativo en tu vida—. Aprender trucos es más fácil, pero no tendrás el istmo resultado.

La gente está desesperada por salir del túnel improductivo en el que se encuentra y, con las prisas, se lanza sin pensarlo mucho a aplicar versiones simplificadas de la metodología GTD. Esta decisión produce un alivio momentáneo pero acaba conduciendo, de manera casi inexorable, al abandono del método y al regreso a los antiguos hábitos improductivos.

Tareas - La parte Flexible de nuestra Agenda ➤

Una buena explicación de cómo podemos usar el calendario junto a la lista de tareas.

Ya sea con agenda electrónica o en papel, la lista de tareas pendientes en conjunto con el calendario permite administrar el delicado balance entre las actividades fijas y las flexibles para poder aprovechar al máximo nuestro recurso más escaso y por ende más preciado: El Tiempo

La Eficacia: el corazón de tu Productividad ➤

Eficacia es hacer lo correcto en el momento correcto. Eficiencia es hacer de forma correcta lo correcto.

No importa si subes más rápido por la escala, si esta escala no está apoyado contra la pared correcta.

10 Principios de Productividad Para Diseñadores Gráficos ➤

No es lo mismo decirse a sí mismo “Eso ya lo sé” que decírselo así “¿Hasta qué punto soy bueno en eso?”. Cambio de paradigmas.

Los principios son buenas — y no sólo aplicables a diseñadores gráficas. Mi consejo es coger sólo un principio y buscar una manera de aplicarlo a tu vida. ¡No será fácil!

IDoneThis.com ➤

IdoneThis.com funciona al registrarte en su web, donde te enviará correos electrónicos, todos los días, a cierta hora. (yo lo tengo configurado para las 10 pm). Tu debes responder a estos correos en función de lo que has hecho hoy.

A veces los días pasan volando, y al final de la semana ya no sabes qué has hecho el lunes. Este servicio te ayuda crear un diario con tus tareas finalizadas.

Improductividad Organizada ➤

Un resumen de los mayores ladrones de tiempo —reuniónes, teléfono, WhatsApp, etc.— y sus soluciones.

Nuestra organización personal falla por los imprevistos, pero que se hacen tan cotidianos que deberíamos llamarlos ”los previstos imprevistos”, pues diariamente tienen lugar, uno tras otro. La nueva age de consultores, “coachs”, “consulting manager”, vamos, lo que siempre se les ha llamado asesores, denominan a este fenómeno “ladrones de tiempo”.

A mi tampoco me gusta llamarles ladrones de tiempo. La semana que viene publicaré un artículo para explicar por qué.

Ser productivo o mantenerse ocupado ➤

El tiempo libre revierte en nuestra productividad, oxigenenándonos y restaurando nuestra integridad productiva (ganas y energía para hacer cosas).

Una buena reflexión de David Torné. Es importante ser consciente de por qué quieres ser más productivo. Muchas veces llenamos nuestros días con trabajo, simplemente para no tener que pensar. Pero una vez que has disfrutado de tiempo de reflexión —espacio en blanco— ya no podrás vivir sin reflexionar.

Priorizar, un mal sistema de productividad ➤

Después del artículo de Berto Pena sobre la importancia de establecer prioridades, este texto de Alex Bergonzini da un buen contrasto.

Comenzar el día, decidiendo por prioridades, es engañarse a uno mismo. Huye de las prioridades que sólo harán que esclavizarte.

Dónde Berto dice que las prioridades son lo más importante, Alex opina que no importan.

La verdad es que ambos escritores tienen razón. La prioridad es importante cuando estás procesando tu bandeja de entrada. Si una tarea no es prioritaria, no debes comprometerte a hacerlo y por tanto no deberías añadir esta tarea a tu sistema. Es decir, si lo has hecho bien, tu lista de tareas sólo contiene tareas prioritarias.

Priorizar es pensar y distinguir ➤

¿Y cómo priorizar al organizar? Para mí todo empieza así: distingue las tareas, ponles nombre y apellidos, márcalas con una etiqueta. Identifica en primer lugar aquéllas más calientes (exigencia+resultados) y sobre todo sepáralas del resto. Las cosas complementarias y menores no pueden bajo ningún pretexto entorpecer a las primeras.

Lo que Berto llama “ponerles nombre y apellido” coincide con mi consejo de vincular cada tarea y cada compromiso a una de tus responsabilidades y/o objetivos. Si no encuentras este vinculo, probablemente no deberías hacer esta tarea.

Cómo crear un planning eficaz ➤

El blog Técnicas de Organización explica cuándo hacer un planning y cuándo no y además nos enseña la diferencia entre la planificación puntual y la planificación plantilla. Lo que me sorprendido un poco es esta frase:

Lo principal es saber que un planning consume tiempo hacerlo y tiene muchas desventajas, por lo tanto un planning sólo se hace cuando es estrictamente necesario.

Es verdad que planificar significa que inviertes tiempo antes de empezar a trabajar, pero el resultado final siempre es el uso óptimo de tus recursos y tiempo. Si planificas bien, ahorras tiempo.

Dar la vuelta al día ➤

David trabaja desde España para una empresa estadounidense y sigue (más o menos) las horarios de allí. El resultado es que aprovecha mejor su tiempo libre por las mañanas, simplemente porque las actividades típicas de la tarde libre —hacer zapping y mirar películas— no están disponibles por la mañana.

Most days I work from 1pm to 9pm here in Spain, which translates to 6am to 2pm Chicago time. That gives me all the time before lunch to enjoy the light of day and all the activities that encourages. I find myself more interested in working out, more eager to read books, and generally infused with more energy for both physical and mental activities.

¿Alguien más tiene un horario así?

La productividad personal como competencia profesional ➤

David Rey ordan ha traducido los contenidos del libro Haz que funcione en una lista de competencias a desarrollar.

David Allen en su libro Making it all work, traducido al español como Haz que funcione, describe toda una hoja de ruta para alcanzar esta competencia profesional tan amplia: la productividad personal.

Tomando como base la hoja de ruta trazada por Allen (y algún bonus), la mejora de la productividad personal se produce desarrollando las competencias generales y específicas que enumero a continuación

¿Cuántas de estas competencias ya has desarrollado?

Cómo crear un icono de Captura para OmniFocus en iOS ➤

If you type omnifocus:///add into mobile safari it takes you right to that screen. The hard part was figuring out how to make an icon on the desktop that links to that url.

Usa el enlace en este página para crear un icono en la pantalla de inicio que abre directamente una nueva entrada en OmniFocus.

Aumentando la Productividad sin Estres: Getting Things Done - GTD Methodology ➤

Hace muy pocos días, en el proceso de selección para un empleo, me dijeron que lea y prepare este tema. La lectura trata sobre una metodología de organización de tiempo llamada Getting Things Done o GTD, propuesta por David Allen y que busca mejorar la productividad de las personas basandose en la premisa que esto se consigue en un desarrollo de actividades sin estrés.

¿Una empresa que pide a los candidatos conocimiento de GTD? ¡Necesitamos más de estas empresas!

El artículo da una breve introducción a Getting Things Done y habla además de las bases cognitivas de este método de productividad personal.

¿Qué hacer cuando tu sistema GTD está en caos? ➤

No debes olvidar que al tener un sistema de control y metas claras, estas dirigiendo tu vida. Si no lo tienes, estas dejando que el resto del mundo tome las decisiones por ti.

Incluso las personas más productivos a veces pierden el control sobre su vida y dejan de usar su sistema de productividad personal. Este artículo explica cómo puedes volver a tener control.

7 principios claves que te ayudarán a aumentar tu productividad personal ➤

La productividad personal es uno de los pilares para una vida llena de hábitos vitales. Me gustaría recapitular los siete hábitos vitales importantes para manterner una productividad personal alta.

Me gusta especialmente punto 4:

Entiende que debes comenzar… …y seguir comenzando.

Trabajando en soledad está en descenso ➤

Solitude is out of fashion. Our companies, our schools and our culture are in thrall to an idea I call the New Groupthink, which holds that creativity and achievement come from an oddly gregarious place. Most of us now work in teams, in offices without walls, for managers who prize people skills above all. Lone geniuses are out. Collaboration is in. 

But there’s a problem with this view. Research strongly suggests that people are more creative when they enjoy privacy and freedom from interruption.

Para ser creativo necesitas grandes bloques de tiempo sin interrupciones, pero el diseño de las oficinas modernas no lo permita. La mayoría de las empresas de moda como Facebook tienen grandes salas de trabajo, aunque hay excepciones como Fog Creek y Pixar , dónde cada programador o dibujante tiene su propio despacho.

10 Beneficios de GTD ➤

¿por qué tiene tanto éxito? ¿En qué te puede beneficiar implementar GTD en tu vida?

FacileThings nos vende Getting Things Done

El día a día esta hecho de tareas simples ➤

Nuestros objetivos y todos los grandes proyectos, iniciativas y actividades, se componen o en algunos casos son una suma de tareas simples y primitivas. Las cuales, sin importar el rol o cuan arriba o abajo estés en el organigrama, todos (desde Sebastián Piñera, Rajoy, Obama, Steve Balmer, el jefe del Call Center, el recepcionista de la oficina, un chef, personas como tú o como yo) tenemos que hacerlas.

El hábito más productivo es… hacer. Al final tienes que traducir tus objetivos en tareas para poder realizarlas.

Haz que cada día cuente ➤

Hoy te hablo sobre cómo conseguir que cada día cuente para que no te vayas a casa con esa sensación de haber desaprovechado la jornada.

El maestro David da tres consejos sencillos para incrementar tu productividad.

Pomodroido - Temporizador Pomodoro para Android Phone ➤

A diferencia de los temporizadores estándar, NO necesita programar Pomodroido con el tiempo que le gustaría trabajar o en cuánto se debe hacer el break. Basta con pulsar inicio y la aplicación iniciará una sesión de trabajo, que le avisa en qué momento de tomar un descanso, y cuando es hora de empezar a trabajar de nuevo.

Es decir, Pomodroido sólo sirve para la técnica comodoro, pero no para otras formas de timeboxing como por ejemplo (10+2)*5.

¿Como ordenar el tiempo? ➤

Uno de los problemas que tienen siempre los emprendedores es como ordenar el tiempo y saberlo aprovechar.

¿Ordenar el tiempo? Es decir, ¿cambiar el orden de las horas? Las 9 siempre viene antes de las 10. ¿Aún no se han enterado de que no puedes gestionar el tiempo?

¿Cómo te llevas con el teléfono? ➤

Otro día hablaremos de terapias para ese problema: la incomunicación en la era de la comunicación. Hoy quiero centrarme en el teléfono en nuestro trabajo y cómo enfrentarnos a él con algunos consejos que aplico y que funcionan decentemente.

Debemos distinguir entre el teléfono cuándo somos nosotros los que hacemos uso de el o de cuándo somos victimas “pasivas” del mismo.

Interesante artículo de la mano de Rubén Alzola. No creo que puedes cambiar el comportamiento de tus compañeros, aunque siempre debes dar el mejor ejemplo posible.

Bibliografía Recomendada ➤

Ocho libros sobre la productividad personal y la gestión del tiempo. Tengo que admitir que hay algunos libros en la lista que todavía no conozco. Esta lista me va a costar dinero…

5 beneficios por los que escribir sobre nuestros proyectos ➤

A la hora de transladar nuestras ideas al papel tenemos que hacer un esfuerzo para repensar las ideas, sintetizarlas y redactarlas de una forma comprensible, ayudándonos a analizar de una forma más exhaustiva lo que en un principio sólo fue un pensamiento fugaz.

Escribir está subestimado…

Tres en uno. Método GTD ➤

Se trata de un sistema íntegro formado por tres modelos diferenciados. Todos potentes por sí mismos, que nos permiten obtener claridad, dirección y avance; Son sistemas tan interdependientes que nuestra productividad será tan buena como el eslabón más débil de esta cadena.

GTD es un chollo si lo miras así.