Desde que leí “Los 7 Hábitos de la Gente AltamenteEfectiva” de Stephen Covey, adopté el criterio de analizar cada tarea bajo la conocida matriz de Urgencia e Importancia.
Al procesar mi bandeja de entrada, sólo paso aquellas tareas que son importantes a mi lista de acciones y calendario. Todo lo que no es importante, no pertenece en mi sistema, porque no tengo tiempo para dedicarme a estas cosas.
No hay forma más lamentable de comenzar la jornada y de desperdiciar los momentos más productivos del día que pensar que tenemos mucho tiempo por delante para realizar todas las tareas previstas.
Excelente articulo de Juanjo Caba explicando la importancia de una buena rutina de la mañana. También explica sus pasos para empezar el día con un impulso y además hace una interesante reflexión al final de cada día.
Quizás la procrastinación tiene una explicación mucho más sencilla que se basa en los sentimientos de displacer que nos asaltan cuando debemos enfrentar una tarea que no nos resulta agradable. Entonces simplemente damos un paso atrás y optamos por postergar la tarea, quizás con la secreta esperanza de no tener que enfrentarla nunca.
Interesante artículo que cita varios estudios científicos sobre el coste y los efectos a la salud, aunque hecho a faltar más información del mismo nivel sobre las posibles soluciones.
Me resulta entre curioso y patético que en épocas de crisis aumente el tiempo medio frente a una pantalla. Precisamente todo ese tiempo dedicado a la TV y al ordenador es tiempo que no dedicamos a otras cosas.
Si estas preocupado por tu situación laboral… ¿ves más la tele?
Yo tengo otra teoría. Como sé que no existe ninguna relación entre las horas trabajadas y la productividad de las personas, creo que deberíamos relajarnos mejor —ahora más que nunca.
Personalmente, no so capaz de trabajar más que seis horas en plena concentración. Luego puede continuar dos o tres horas más, finalizando tareas fáciles, pero después de esto lo mejor que puedo hacer es desconectar. Necesita cargarme las pilas. Para mucha gente, la mejor manera que conocen para desconectar es mirar la tele. Como más horas miran la tele, más productivas serán, ¿verdad?
Si un mánager o coordinador busca sacar lo mejor de un equipo el primer lugar que yo le animaría a analizar son los hábitos de trabajo de su equipo.
Después de haber mejorado la productividad personal, toca al equipo. Berto identifica tres áreas para mejorar:
Yo lo pondría más en positivo, diciendo que es importante para cada grupo de trabajo establecer un protocolo de comunicación interna, describiendo para cada tipo de información/comunicación qué forma es el mejor y cómo hay que utilizarlo.
debía de usar un verbo siempre, que me indicase la acción: llamar, recoger, escribir, pensar, contar…Pequeño consejo, gran beneficio. Es imprescindible no tener que perder tiempo en aclarar exactamente lo que tenemos que hacer.
Cuando lees la descripción de una tarea, debería ser claro qué hay que hacer a la primera vista. Además del consejo arriba, he notado que no todos los verbos representan una acción; también hay verbos para usar en proyectos, como por ejemplo investigar, cambiar, implementar, finalizar, aprender, solucionar, presentar, mejorar, diseñar, etc.
Paradójicamente, la gente que menos necesita GTD suele ser la más interesada en aprender sobre esta metodología y, por lo general, la que está más motivada para empezar a usarla.
Yo he notado lo mismo. Gente altamente motivado siempre están buscando maneras de hacer más cosas y hacerlas mejor.
Cada persona debe conseguir el equilibrio adecuado entre su lado thinker y su lado doer. Una gran idea que no se realiza no vale absolutamente nada. Y hacer las cosas sin pensar previamente en la mejor manera de hacerlas, puede llevar a perder una gran cantidad de tiempo e, incluso, a no poder finalizarlas en condiciones que sean aceptables.
Durante mi día, tengo dos estados: o estoy haciendo cosas, o estoy planificando qué tengo que hacer. La aplicación que uso para gestionar mis tareas, OmniFocus, esta estructurada alrededor estos dos conceptos con una vista con las tareas por proyectos —para planificar— y una vista con las tareas por contexto —para hacer—.
El valor no es una cosa estática y válida para todos por la sencilla razón de que es “subjetivo” por naturaleza. Por eso nadie puede dar una lista con pesos o valores predefinidos y universales asignados a las diferentes tareas. Las prioridades cambian de persona a persona, porque las valoraciones son diferentes para cada individuo, de la misma manera que es diferente su experiencia previa y diferente es la coyuntura con la que debe lidiar en ese momento.
No solo esto, tus prioridades también dependen de factores que cambian, como el tiempo, la hora, la fecha, tu estado emocional y cosas que pasan en tu alrededor. La prioridad no está nada fija y cualquier intento de establecer un orden de prioridades fijos es una perdida de tiempo.
El tiempo no espera, el tiempo pasa… Así que, ¿por qué no utilizarlo en ser feliz? Estructurándolo de manera tal que cumpla los objetivos laborales, personales y familiares. Suena simple decirlo y no sé, si sea tan simple llevarlo a la acción, pero creo que se puede, y de hecho, también será un desafío para mí lograrlo.
Buena reflexión de Cynthia Ordoñez. Deja de vivir de manera reactiva, decide qué hacer en tu vida y avanza
David Torné explica por qué ha decidido no usar un smartphone. Hoy en día es muy faro que alguien hace una reflexión así. En mi caso, estoy bastante contento con mi iPhone y la posibilidad de poder conectarme cuando lo necesito. No creo que se necesita mucho auto-control para hacer un uso responsable de cualquiera herramienta.
No quiero que un dispositivo que me permitiría estar permanentemente conectado, que me cambie los hábitos.
A veces pasas el día haciendo Muchas cosas, pero sin avanzar de verdad. Este articulo analiza este aspecto de la productividad personal.
A día de hoy no vale con hacer. Por eso, hacer muchas cosas o hacer varias a la vez no convierten a una persona o a una pyme en productivas. A día de hoy la clave está en pensar antes de hacer. Decidir sin pensar lo suficiente conduce por lo general a hacer cosas que te acercan poco o nada a tus objetivos.
No hay que pararse mucho a pensarlo, pero habitualmente por Email recibimos información, detalles, instrucciones, especificaciones o archivos que son esenciales para nuestro trabajo y proyectos. ¿Y qué hacemos con todo eso? Lo dejamos ahí mismo. Medio oculto entre cadenas interminables de correos, mensajes irrelevantes, notificaciones de redes sociales, invitaciones, enlaces enviados por mí mismo, newsletters obsoletas, spam no filtrado o correos de mis amigos donde me preguntan dónde vamos a cenar el viernes.
Además, no eres el dueño de tu bandeja de entrada. ¿Quien decide qué hay allí? ¡Todo el mundo, menos tu! Precisamente por esta razón es mala idea usar el correo para decidir qué hacer.
Ya lo he dicho antes: hay más trabajo que horas. Tenemos todos un montón de cosas por hacer, pero ¿cuáles de todas estas cosas son las más importantes? Hay que elegir:
Acéptalo, si tienes más de tres prioridades, no tienes ninguna.
Al revisar nuestro trabajo, decidiremos qué es más importante que hagamos a continuación, decidimos las próximas acciones para los siguientes días y eliminamos todo lo que nos aporte menos valor. Dediquemos un tiempo ahora a preparar el trabajo de lo que haremos la próxima semana, y dejemos el sistema a punto. Así reaccionaremos mejor a los imprevistos, al tener el trabajo controlado en un sistema de confianza.
Una excelente explicación de qué es la revisión semanal: un reset de la planificación, similar a lo que hacemos justo antes de salir de vacaciones.
Berto Pena nos habla de ‘timeboxing’:
Esos bloques, de 10 minutos ó 2 horas, valen el doble que otros momentos de trabajo o personales. Es tiempo de más calidad.
Como siempre, es una técnica útil, pero hay que saber encontrar el equilibro: no podemos estar todo el día conectados, pero tampoco nos podemos permitir estar desconectados durante demasiado tiempo.
Debemos comprender que las herramientas deben tener una finalidad, sin ello disponer de una gran equipación para hacer frente al día a día solo significa exceso y un mal uso de recursos. Hay que distinguir qué nos aporta algo útil y qué no, pero para hacerlo uno debe conocerse a sí mismo y a su forma de trabajar.
Yo siempre uso el mismo ejemplo: apuntar una cosa en un bloc de notas de papel —que siempre llevo conmigo— es mucho más rápido que usar mi iPhone para apuntar una idea. Al menos, mientras no tenemos Siri por aquí en España.
Siempre digo que un archivador con carpetas pulcramente organizadas alfabéticamente no es tener tu material organizado, sino ordenado.
Buena reflexión de Daniel. Organzar tus cosas debe tener un sentido y debe ayudar a tu trabajo. Cuando veo fotos de mesas de trabajo casi vacías, sé que allí no trabaja nadie. En un espacio bien organizado siempre tienes algunas cosas que usas muy a menudo a mano.
Interesante foto del entorno de trabajo de David Allen. David ha etiquetado todos los partes de su sistema de productividad en la foto.
Interesante reflexión sobre uno de los problemas más comunes entre usuarios avanzados:
Es fácil intentar saltarse una “cosa” porque no se nos ocurre cual es la próxima acción, y cuando no sabemos, también es fácil que tratemos de traspasarla a una acción llamada “planificación de la cosa X”, a las finales, esa planificación nunca llega, si no es urgente o no se la debes a alguien.
David Torné comparte sus experiencias después de cambiar su gestor de tareas de Evernote a FacileThings.
Los cambios en la operativa son sustanciales, pero me han permitido extraer una serie de ventajas funcionales sobre Evernote que os describo en el post de hoy.
Viendo las pantallas en este artículo, creo que FacileThings puede mejorar los iconos del calendario y la batería, porque su diseño no es son de la misma calidad que el resto de la aplicación.
Hace mucho tiempo que no he visto algo realmente innovador en un gestor de tareas, pero la nueva opción (todavía en beta) de conserje en Flow me parece realmente genial.
You can basically ask your Concierge to do anything that can be done online; look something up, compare things, answer a question, etc. What they can’t do is anything physical (“go feed my dogs”), create content or writing from scratch, offer legal advice, or do anything that involves paying for something. Anything else is fair game.
Todavía no está claro cuánto valdrá este servicio, pero tener la posibilidad incorporada para subcontratar tareas online me parece una idea estupenda.
Primero hay que tener muy claro cómo quieres vivir y trabajar de aquí a 10-15 años. Esta “visión” la puedes crear en forma de un texto, una lista o un ensamblaje de fotos. Guarda tu “visión” en un sitio visible y utilízala cada mañana para decidir qué puedes hacer este día para acercarte a tu meta. Lo mejor es intentar finalizar esta “Tarea Más Importante” lo antes posible y al menos antes de abrir el correo electrónico.
Este consejo es mi contribución al post de David Cantone. Vale la pena leer también los consejos de los otros expertos de productividad.
Imaginemos que es viernes y voy a construir mi plan de trabajo para la semana que viene. Tengo en mente que debo compaginar cuatro proyectos: el A, B, C y D. Dado que en su día dividí esos proyectos y los descompuse en tareas, las tengo bien identificadas y sé lo que me pide cada una.
Berto explica que deberíamos avanzar cada proyecto un poco cada día. Su ejemplo está muy claro, pero ¿cómo funcione con 30 proyectos?
Javier Megias analiza la evolución de nuestras empresas y la falta de innovación en la forma de trabajar.
Creo que ha llegado el momento de comenzar a trabajar de otra forma, de dejar de medir la productividad a corto plazo y valorarla de forma global y a medio/largo, ya que será en ese plazo cuando podremos valorar crecimientos auténticamente sostenibles.
No podría estar más de acuerdo…
Con los años he ido creándome checklists para todo: para ir a esquiar, para ir a escalar, para ir de camping, … y, cómo no, para ir a hacer una presentación. Mis checklists son simples listas de la compra, con todas las cosas que la experiencia me ha enseñado que tengo que llevar para estar preparado. Las tengo pegadas en las puertas de los armarios y en las tapas de las maletas. La de las presentaciones la he pegado al maletín del portátil. Objetivo: nunca olvidarme de nada importante.
Yo también soy un gran fan de los checklist y tengo uno para mis presentaciones. He utilizad esta lista para copiar algunas ideas.
En un viaje de negocios, Julio se quedó casi sin conexión:
Al tener un sistema tan “conectado”, SmartPhone - Outlook Exchange -Catch - EverNote. sin tener internet, todo el sistema estaba desconectado, por lo tanto me demoraba 5 veces más en buscar algo, ya que, durante varios días no se habían actualizado — mutuamente —.
Esto es un aviso a todos los usuarios de gestores de tareas electrónicos: ¿qué haces que quedas sin conexión?
A mi también ha pasado esto. Sabiendo que mi lista de tareas de mi móvil ya no estaba sincronizado con el portátil, tenía que elegir un dispositivo maestro para tener una lista completa. Desde entonces, cuando voy de viaje siempre llevo mis tareas también en papel.
Fantastical es una interfaz humana para interactuar con el calendario de tu mac:
…si introducimos “Cena Familiar en Casa de Franciso Jimenez 23/02 21:00” se crea el evento en el calendario colocando cada uno de estos datos en su lugar correspondiente.
Yo uso QuickCal, una aplicación similar, aunque con menos opciones.
Estos días la blogosfera —¿todavía se usa esta palabra?— está llena de Clear un nuevo gestor de tareas para iOS:
Lo mejor de Clear es que funciona como una lista de notas tradicional, no es nada parecido a Things u Omnifocus, sino más bien a Wunderlist.
La interfaz de Clean es muy limpia: en la pantalla de tareas sólo vez tareas y en la pantalla de de listas sólo hay listas de acciones. Eso es todo. Es una aplicación perfecta para todo tipo de listas rápidas: lista de compra, libros para leer, etc. No recomiendo usarlo para gestionar todos tus tareas, porque es demasiado limitado.
“Oye, tengo pendiente de recibir tu respuesta a varios emails de la semana pasada”.
“Ah… pues es posible. La verdad es que tengo tantos emails al cabo del día que, si te digo la verdad, la mitad de ellos ni los veo”
Raúl Hernández explica que el email es una herramienta fundamental en la gestión de cualquier proyecto debido a las características de este medio de comunicación. Un tema que siempre trato en mis cursos es el protocolo de comunicación interno. Creo que dentro de cada organización —incluyendo los equipos de trabajo de proyectos— hay que tener claro qué medio de comunicación hay que usar para cada tipo de mensaje. ¿Cuándo usamos e-mail? ¿Cuándo es mejor usar la mensajería instantáneo? ¿Qué razones hay ara convocar una reunión?